Sổ Bán Hàng - từ cửa hàng số mùa dịch đến trợ thủ cho 600.000 SME

Nhìn những cửa hàng đóng cửa mùa dịch, người dân không thể mua bó rau - con cá, CEO Bùi Hải Nam cùng đội ngũ 20 người lập trình ra ứng dụng Sổ Bán Hàng.

"Giúp tiểu thương bán được hàng, nhà nhà đảm bảo bữa cơm giữa cao điểm đại dịch", là mục đích lớn nhất mà Hải Nam đưa ra. Nghĩ là làm, cuối tháng 5/2021, anh bắt tay vào lập trình ứng dụng. Ba tuần sau, phiên bản đầu tiên của Sổ Bán Hàng được đưa lên Google Play, Apps Store.

Sổ Bán Hàng tạo nền tảng để hộ kinh doanh, những người buôn bán nhỏ mở cửa hàng online, quản lý đơn hàng, thu chi ngay trên điện thoại. Từ vài khách hàng ban đầu, nền tảng đến nay phục vụ 600.000 tiểu thương, SME với tính năng liên tục mở rộng, tạo nên một hệ sinh thái đa dạng.

Từ chỗ chỉ bán hàng, ứng dụng mở rộng sang cho phép tạo các chương trình khuyến mãi, tích điểm, quản lý kho, liên kết với các sàn thương mại điện tử. Đến nay, ứng dụng này còn như một "trợ thủ số" tích hợp AI để quản lý, phân tích tài chính, khởi tạo hóa đơn điện tử, thanh toán trực tuyến, tuân thủ các quy định mới về thuế. Tầm nhìn của những nhà sáng lập là tạo "siêu ứng dụng" để kể cả những tiệm tạp hóa nhỏ ở nông thôn cũng có thể bắt đầu chuyển đổi số mà không cần am tường công nghệ.

Ba tuần lập trình "cứu" tiểu thương

Nhớ về ngày bắt đầu, Bùi Hải Nam cho biết dịp ấy, TP HCM bước vào giai đoạn giãn cách do dịch. Hàng loạt cửa hàng tạm đóng cửa, chợ truyền thống ngưng hoạt động. Việc bán hàng gần như bất khả thi. Rất nhiều tiểu thương rơi vào cảnh "đứt dòng tiền", không có kênh để duy trì buôn bán.

Đọc một bài báo về cảnh người dân khó khăn khi mua hàng thiết yếu, còn người bán không có kênh tiêu thụ, ông Bùi Hải Nam nhận ra khoảng trống của thị trường. "Thời điểm đó, doanh nghiệp lớn nói về chuyển đổi số lớn lao. Nhưng tiểu thương, những bộ phận chính của thị trường lại không có được công cụ đơn giản nhất để bắt đầu", anh nói.

Ông Bùi Hải Nam - đồng sáng lập nền tảng Sổ Bán Hàng. Ảnh: NVCC

Theo nhà sáng lập, khác với sàn thương mại điện tử, khi người bán phải chịu chi phí "hoa hồng", liên kết tài khoản thanh toán, nền tảng của ông cho phép tạo cửa hàng không mất phí. Người bán chỉ cần chia sẻ link cửa hàng vào các nhóm mạng xã hội, Zalo, nhóm cư dân chung cư. Khách mua có thể xem trực tiếp mặt hàng và đặt, không cần cài đặt ứng dụng. Đơn hàng sau đó được thông báo đến người bán với những thông tin cơ bản nhất như loại, số lượng, địa chỉ, số điện thoại.

Ông lý giải đa số khách mua của tiểu thương thời điểm đó là người trong khu vực, cùng tòa nhà, khu phố. Bán kính chỉ quanh vài km, nên người bán chủ yếu trực tiếp đi giao hàng, có khi là đi bộ. Khi đến giao, họ cũng trực tiếp thu tiền mặt hoặc chuyển khoản, không qua nền tảng trung gian, không mất "hoa hồng". Nền tảng thời gian đầu cũng cung cấp miễn phí tính năng quản lý thu chi, tự động nhắc nợ.

"Ứng dụng được tạo ra theo thói quen buôn bán truyền thống, nên hiệu ứng lan truyền diễn ra tự nhiên", nhà sáng lập nói. Vì miễn phí, từ vài người, họ dần giới thiệu cho bạn bè, người quen. Quan trọng hơn, rất nhiều tiểu thương có nơi để bán hàng một cách chuyên nghiệp giữa đại dịch. Sau 6 tháng, ứng dụng đạt 100.000 người dùng, tạo nên một nền tảng "đủ đơn giản để bắt đầu, đủ thiết thực để dùng hàng ngày".

Nhân viên Sổ Bán Hàng tư vấn, hướng dẫn sử dụng nền tảng cho tiểu thương ở các chợ. Ảnh: NVCC

Hộ kinh doanh của anh Hùng, chị Lan ở khu vực quận 7 là một trong những người dùng đầu tiên của nền tảng. Thời điểm TP HCM giãn cách xã hội, anh Hùng xoay xở đủ cách để bán được từng cân nông sản mang từ quê lên. Không cửa hàng, không kênh online, mọi giao dịch gần như tê liệt. Đến khi được giới thiệu ứng dụng cho phép tạo cửa hàng online miễn phí chỉ bằng điện thoại, họ thử dùng vì "không còn cách nào khác". Thông qua ứng dụng, hai vợ chồng đăng tải sản phẩm, quản lý đơn hàng, tạo một đường link rồi chia sẻ lên các nhóm cư dân để duy trì buôn bán, tạo "đồng ra đồng vô".

"Nếu không có ứng dụng, hàng gần như chất đống, chờ hư hỏng chứ không có cách nào bán đi", anh Hùng nói.

Ba năm sau, hộ kinh doanh nhỏ của anh chị ghi nhận doanh thu hơn 2 tỷ đồng mỗi năm. Từ những đơn lẻ tẻ trong mùa dịch, họ trở thành nhóm bán hàng hiệu quả nhất trên nền tảng Sổ Bán Hàng với lượng khách ổn định.

Bài toán sinh tồn của ứng dụng miễn phí

Đại dịch qua đi, thách thức khác lại xuất hiện. Kinh tế còn bị ảnh hưởng nên nhiều hộ kinh doanh đóng cửa vì sức mua giảm, chi phí vận hành tăng. Riêng với Sổ Bán Hàng, sau giai đoạn tăng số lượng người dùng miễn phí, đơn vị gặp khó ở bài toán dòng tiền. Hơn 40% nhân sự buộc phải cắt giảm sau đại dịch.

Để tìm nguồn lực, đơn vị tham gia các chương trình gọi vốn, cuộc thi khởi nghiệp và thu hút sự chú ý của quỹ đầu tư nhờ tốc độ tăng trưởng trong đại dịch. Năm 2022, startup này công bố đã huy động được những vòng hàng triệu USD, đủ để duy trì vận hành trong bối cảnh thị trường công nghệ toàn cầu nhiều biến động.

"Với doanh nghiệp, chúng tôi không thể chỉ dựa vào tiền đầu tư mà tự thân phải tạo ra dòng tiền", ông Nam giải thích.

Từ đó, đơn vị đưa ra quyết định khó khăn nhất - chuyển từ mô hình miễn phí sang tạo các gói trả phí. Founder cho biết, đây là lựa chọn tạo ra phản ứng trái chiều của người dùng, nhưng là bước cần thiết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển.

"Nhiều người dùng đặt câu hỏi tại sao phải trả phí cho ứng dụng của startup, lỡ doanh nghiệp đóng cửa thì sao. Một số đã gắn bó lâu gọi điện trực tiếp cho tôi nói mỗi tháng thậm chí không có đủ 200.000 đồng số dư để trả phí vì dòng tiền ra vào liên tục", nhà đồng sáng lập nói về thời điểm đưa ra sự thay đổi.

Nhân viên đơn vị hướng dẫn sử dụng app cho người dùng. Ảnh: NVCC

Hiểu "nỗi đau" này, đơn vị cho biết vẫn duy trì gói miễn phí ở các tính năng cơ bản, chỉ tính phí những gói cao cấp hơn với nhiều tính năng như quản lý tồn kho, hóa đơn điện tử, kênh chat với khách hàng, quản lý thành viên... Gói cao cấp được dùng thử để thấy hiệu quả lâu dài, thậm chí hỗ trợ truyền thông để tiểu thương bán được nhiều hàng hơn. Từ đó, số lượng đơn vị dùng gói trả phí tăng đều. Đến nay, nền tảng vẫn thường xuyên có những đợt cập nhật tính năng, xây dựng nhiều gói khác nhau để phù hợp từng quy mô, nhu cầu tiểu thương, SME.

Từ tháng 8/2025, đơn vị chuyển hoàn toàn sang mô hình trả phí với mức thấp nhất 9.000 đồng mỗi tháng - thấp hơn một gói nghe nhạc, xem phim trực tuyến, rẻ hơn cả một ổ bánh mì.

Đến nay, mô hình trả phí phát huy hiệu quả. Tỷ lệ người dùng gắn bó trên một năm đạt gần 60%. Tỷ lệ khách sử dụng gói trả phí trước tháng 8/2025 duy trì ở mức 12%. Đơn vị cho biết đã có dòng tiền dương, hướng đến giai đoạn tăng chất lượng cho sản phẩm.

Theo ông Nam, trong phân khúc hộ kinh doanh, tỷ lệ "đóng cửa tự nhiên" lên đến 45% mỗi năm. Do đó, việc Sổ Bán Hàng duy trì được 20% hộ chuyển đổi số thành công, tức là sống sót, vận hành ổn định và tiếp tục tăng trưởng, là minh chứng cho hiệu quả ứng dụng mang lại.

Từ bán hàng đến siêu ứng dụng

Khi qua giai đoạn thử thách, Sổ Bán Hàng bắt đầu hướng đi mới. Đơn vị đặt mục tiêu trở thành nền tảng "tất cả trong một" cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ

Trong đó, theo nhà sáng lập, thời gian tới nền tảng sẽ tiếp tục cải tiến các tính năng thiết yếu như hóa đơn điện tử, chữ ký số, kế toán. Những hạng mục này, trước đây, người kinh doanh phải mua từ nhiều nguồn với chi phí cao. Do đó, cải tiến trong tương lai nhằm giúp nhóm SME, hộ kinh doanh tối ưu khả năng chi trả.

Đơn vị cũng tập trung phát triển Sổ Bán Hàng như một "siêu ứng dụng", tập hợp tất cả nhu cầu từ hóa đơn, ngân hàng, thanh toán, bán hàng, quản lý, chăm sóc khách hàng. Tiếp đến là đơn giản hóa nền tảng thông qua cải tiến giao diện, thao tác để phù hợp với cả người cao tuổi, người không rành với công nghệ.

Ông Bùi Hải Nam tại một buổi talkshow về tài chính cho doanh nghiệp. Ảnh: NVCC

Song song, nhận thấy sự chuyển dịch của thị trường khi có nhiều hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp nhỏ, đơn vị dự kiến ra mắt FinanBook. Công cụ này tập trung vào quản lý tài chính, hóa đơn, tuân thủ thuế và tích hợp ngân hàng.

Ngoài nhóm bán lẻ - sỉ - dịch vụ, FinanBook còn nhắm đến freelancer (người làm việc tự do) và các startup công nghệ mới thành lập. Theo ông Nam, những nhóm này có nhu cầu quản trị bài bản nhưng không đủ nguồn lực để dùng phần mềm lớn.

AI cũng được nhấn mạnh như chiến lược quan trọng để tiếp sức cho cộng đồng kinh doanh. Trong đó, đơn vị định hướng tạo công cụ AI "sáng tạo", hỗ trợ tiểu thương viết nội dung bán hàng. AI có thể tạo mô tả sản phẩm, bài đăng phù hợp cho từng nền tảng. Chatbot 24/7 giải đáp câu hỏi về đơn hàng, sản phẩm, tình trạng giao dịch. Theo đơn vị, chatbot sẽ giúp chuyên nghiệp hóa quy trình chăm sóc khách hàng, giảm tải thời gian xử lý cho những cơ sở kinh doanh bận rộn.

Công ty cũng ứng dụng AI vào hệ thống phân tích dữ liệu kinh doanh. Hệ thống này có thể tự động đọc dữ liệu bán hàng, đề xuất điều chỉnh giá, cảnh báo sản phẩm lỗ, gợi ý thời điểm nhập hàng, dự báo tồn kho. Tính năng trước đây chỉ có trong các phần mềm quản trị của doanh nghiệp lớn, được đưa vào Sổ Bán Hàng để giúp tiểu thương nắm bắt tốt hơn bức tranh kinh doanh.

"Chiến lược này nhằm kích hoạt dữ liệu kinh doanh vốn bị bỏ phí của tiểu thương, biến chúng thành lợi thế cạnh tranh", ông Nam nói.

Ngoài tập trung cho nền tảng, doanh nghiệp cho biết sẽ tăng "điểm chạm" trực tiếp với nhóm hộ kinh doanh, SME. Theo đó, doanh nghiệp tổ chức hoạt động đào tạo kỹ năng, workshop online miễn phí hàng tuần. Nội dung xoay quanh bán hàng online, ghi sổ, quản lý dòng tiền, sử dụng hóa đơn điện tử. Mỗi tháng, công ty tổ chức buổi sự kiện trực tiếp tại nhiều địa phương để tiểu thương, nông hộ, cơ sở kinh doanh nhỏ có thể nắm bắt thị trường.

Hiện nay, startup đã hợp tác cùng Visa, Mastercard, Wise... để mở rộng chương trình đào tạo, đặc biệt hướng đến nhóm hộ kinh doanh ở vùng xa, ít điều kiện tiếp cận công nghệ.

Đại diện doanh nghiệp tặng quà tri ân cho những đơn vị kinh doanh hiệu quả qua nền tảng. Ảnh: NVCC

Theo ông Nam, những hoạt động trên là nỗ lực để hỗ trợ phát triển cộng đồng SME. Từng tiếp xúc cộng đồng này ở nhiều quốc gia, ông Nam đánh giá doanh nghiệp Việt đang có "thiên thời" nhờ sự thúc đẩy từ Nhà nước với các Nghị định 70, Nghị định 68, quy định về hóa đơn điện tử và thanh toán không tiền mặt.

Ông cũng cho rằng để quá trình số hóa, thúc đẩy khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo trong cộng đồng kinh tế tư nhân diễn ra nhanh vẫn cần thêm sự chung tay của các đơn vị lớn. "Sổ Bán Hàng sẽ đóng vai trò bạn đồng hành, cung cấp những công cụ phù hợp, đơn giản để nhóm kinh doanh nhỏ có động lực chuyển đổi nhanh hơn", nhà đồng sáng lập nói.

Nhìn về tương lai, thị trường được dự đoán sẽ xuất hiện thêm nhiều đơn vị tiến vào mảng số hóa tiểu thương. Tuy nhiên, Sổ Bán Hàng tin rằng những lợi thế như: người đi trước, dữ liệu hành vi của hơn nửa triệu hộ kinh doanh sẽ khó có thể sao chép. Song song, sau giai đoạn cắt giảm nhân sự, đơn vị đã phục hồi quy mô đội ngũ về hơn 100, đủ nguồn lực và cả "chất xám" để tiếp tục phát triển.

Hoài Phương