Đủ cách giúp dân nộp hồ sơ trực tuyến

Theo báo cáo Chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) năm 2025 do Bộ Nội vụ công bố mới đây, TP.HCM xếp thứ 10/34 tỉnh, thành phố. Trong 8 chỉ số thành phần thì cải cách thủ tục hành chính đạt cao nhất với 99,36%. Bên cạnh đó, TP.HCM cũng xếp thứ 10 về chỉ số hài lòng của người dân đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước. Những chỉ số đáng khích lệ nêu trên đối với một "siêu đô thị" sau sáp nhập có đóng góp không nhỏ của đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp hướng dẫn, xử lý hồ sơ hành chính .

LUÔN CÓ NGƯỜI HƯỚNG DẪN

Sáng 23.5, dù là ngày cuối tuần nhưng vẫn có hàng chục người đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trung Mỹ Tây (TP.HCM) làm hồ sơ. Theo quy trình, người dân bốc số thứ tự rồi qua bàn hướng dẫn cách nộp hồ sơ trực tuyến kế bên. Nơi đây được trang bị 3 máy vi tính để bàn, 3 máy scan hồ sơ, 2 máy nộp hồ sơ đa năng cùng một số màn hình tra cứu. Khi biết chị Nguyễn Thị Thanh Trúc (phường Trung Mỹ Tây) cần làm giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, nhân viên của phường tận tình hướng dẫn chị cách nộp qua mạng.

Nhân sự của Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Phú Nhuận, TP.HCM hướng dẫn người dân làm hồ sơ trực tuyến

ẢNH: SỸ ĐÔNG

Đầu tiên, chị Trúc đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trên VNeID, chọn thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân. Trên màn hình tự động hiện ra đầy đủ thông tin cá nhân, chị Trúc chỉ làm thêm một vài thao tác như chọn nơi làm hồ sơ, cách thức thanh toán, nhận trực tiếp hay qua bưu điện là hoàn thành. Tiếp đó, chị đến quầy hộ tịch gặp công chức để xác nhận hồ sơ đã đầy đủ rồi hẹn ngày nhận kết quả. Theo quy định, với trường hợp hồ sơ không cần xác minh, sau 3 ngày sẽ có kết quả, còn nếu cần xác minh thì mất 23 ngày.

Nhân viên phường Trung Mỹ Tây (TP.HCM) hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến

ẢNH: SỸ ĐÔNG

Với những trường hợp đã lập gia đình, người dân làm thêm bước scan giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân giai đoạn liền kề và đính kèm hồ sơ khi nộp trực tuyến. Tương tự, một số trường hợp đến chứng thực sơ yếu lý lịch để xin việc cũng được nhân viên phường hướng dẫn nộp trực tuyến.

Người dân sử dụng máy tính, máy scan ở Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trung Mỹ Tây nộp hồ sơ trực tuyến

ẢNH: SỸ ĐÔNG

Bà Trần Thị Mai, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trung Mỹ Tây, cho biết từ đầu năm đến nay phường tiếp nhận hơn 8.400 hồ sơ, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt 99,44%, còn hồ sơ được số hóa là 99,5%. Do nhiều người dân vẫn chưa quen với cách nộp hồ sơ trực tuyến nên phường cử 3 nhân sự hỗ trợ, hướng dẫn từng bước.

Tương tự, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bình Tân, phường trang bị máy tính và máy scan để người dân tự sử dụng, cắt cử nhân sự túc trực để hỗ trợ, hướng dẫn. Nếu trong quá trình thực hiện tại nhà, người dân gặp bất kỳ khó khăn nào về mặt kỹ thuật có thể gọi ngay đường dây nóng hoặc nhắn tin trực tiếp qua trang Zalo OA của phường. Nhờ vậy, tỷ lệ hồ sơ nộp trực tuyến tại phường Bình Tân trong 5 tháng đầu năm 2026 khá cao, chiếm 16.817/17.013 hồ sơ (đạt tỷ lệ 98,8%), toàn bộ hồ sơ được giải quyết đúng hạn.

CHUYỂN MÌNH TRÊN MÔI TRƯỜNG SỐ

Sở Nội vụ TP.HCM cho biết trong hơn 1,5 triệu hồ sơ tiếp nhận 4 tháng đầu năm 2026, hồ sơ nộp trực tuyến chiếm gần 90%. Công tác hiện đại hóa nền hành chính tiếp tục được đẩy mạnh, TP.HCM đã cấu hình 2.158 thủ tục hành chính; trong đó, có 1.823 thủ tục hành chính cấp tỉnh, 427 thủ tục hành chính cấp xã.

Ông Trần Quang Thái, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công TP.HCM, nhìn nhận việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại thành phố đã có nhiều chuyển biến rất rõ nét theo hướng hiện đại, minh bạch. Điểm thay đổi quan trọng nhất là TP.HCM từng bước chuyển từ phương thức xử lý hành chính truyền thống sang mô hình vận hành trên môi trường số. Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính được triển khai thống nhất toàn thành phố, kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hình thành nền tảng số hóa đồng bộ trong tiếp nhận, xử lý và trả kết quả hồ sơ.

Dù là ngày thứ 7, nhiều người dân vẫn đến Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Trung Mỹ Tây làm thủ tục hành chính

ẢNH: SỸ ĐÔNG

Hiện TP.HCM đã cung cấp 1.636 thủ tục hành chính dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến toàn trình, đạt tỷ lệ hơn 80%. "Đây không đơn thuần là sự gia tăng về số lượng dịch vụ, mà là bước chuyển thực chất trong cách thức phục vụ người dân", ông Thái đánh giá. Song song đó, TP.HCM triển khai nhiều giải pháp để khuyến khích người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến như miễn lệ phí đối với nhiều thủ tục thực hiện online, tích hợp 100% tài khoản định danh điện tử VNeID để thống nhất đăng nhập, xác thực và theo dõi hồ sơ.

Chỉ số cải cách hành chính năm 2025 của TP.HCM xếp hạng 10/34 tỉnh, thành

ẢNH: SỸ ĐÔNG

Nhờ đẩy mạnh tự động hóa và liên thông dữ liệu, nhiều khâu xử lý đã được rút gọn, giảm thao tác thủ công, tăng tính minh bạch và rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ. Đặc biệt, TP.HCM đã hoàn thành việc triển khai thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính đối với 100% thủ tục đủ điều kiện, giúp người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thuận tiện hơn, không còn bị giới hạn bởi nơi cư trú hay địa bàn tiếp nhận.

TÁI SỬ DỤNG DỮ LIỆU, TIỆN ĐỦ ĐƯỜNG

Cũng theo ông Trần Quang Thái, TP.HCM đã đẩy mạnh tái cấu trúc quy trình, cắt giảm khâu trung gian và khai thác dữ liệu dùng chung thay vì yêu cầu người dân phải cung cấp lại giấy tờ đã có trong hệ thống. Đặc biệt, việc đẩy mạnh số hóa hồ sơ, tái sử dụng dữ liệu và "điền sẵn" thông tin trên biểu mẫu điện tử đã góp phần giảm đáng kể thời gian xử lý, hạn chế sai sót và giảm chi phí cho người dân, doanh nghiệp. Hiện tỷ lệ số hóa hồ sơ và cấp kết quả điện tử của TP.HCM đạt trên 91%, tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu đạt trên 92%.

Về quy trình số hóa, đối với trường hợp nộp trực tuyến, công chức bộ phận một cửa khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra các giấy tờ, thực hiện ký số cơ quan để xác thực tính pháp lý và lưu kho điện tử thành phần hồ sơ của công dân. Đối với trường hợp nộp trực tiếp, công chức tiếp nhận hồ sơ giấy rồi scan thành dữ liệu điện tử, bổ sung hồ sơ vào hệ thống dữ liệu cá nhân cho người dân. Ở lần làm thủ tục tiếp theo, người dân tự động khai thác các dữ liệu đã số hóa từ kho mà không cần phải nộp hay xuất trình lại bản giấy.

Nhờ đó, người dân, tổ chức không cần đến trực tiếp UBND phường vẫn có thể nộp hồ sơ trực tuyến và cũng không phải photo, công chứng hoặc đem theo nhiều loại giấy tờ khi đi làm thủ tục hành chính lần sau. Với cán bộ phường, dùng dữ liệu thay hồ sơ giấy giúp giảm bớt thao tác gõ nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót thông tin. Việc xét duyệt hồ sơ nhanh chóng hơn vì tính xác thực của dữ liệu đã có sẵn trên hệ thống. UBND phường cũng tiết kiệm chi phí in ấn, giấy tờ và không gian lưu trữ.

Bà Phạm Thị Thanh Trang, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Phú Nhuận, cho rằng số hóa không chỉ dừng ở việc scan hồ sơ, mà quan trọng là dữ liệu phải được kết nối, chia sẻ và tái sử dụng, để người dân không phải khai lại, nộp lại nhiều lần. Vì vậy, phường đã số hóa toàn bộ hồ sơ thủ tục hành chính, đồng thời đẩy mạnh cấp kết quả điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của TP.HCM. Bên cạnh đó, bà Trang cho biết phường đang tập trung chuyển đổi sang mô hình giải quyết thủ tục hành chính tập trung của bộ, ngành, được kết nối, tích hợp với Cổng Dịch vụ công và Trung tâm dữ liệu quốc gia.